Thông tin

Cách viết một email cơ bản và chuyên nghiệp là gì?

Viết email cơ bản là gì?

Viết email rất dễ nếu như bạn giao tiếp cơ bản hàng ngày. Nó không khó và làm dần sẽ quen. Hãy làm từng bước 1 ở đây, bạn sẽ quen và có thể tự rút ra những cách tốt hơn. Không có giải pháp nào cuối cùng bạn nhé:

  1. Đầu tiên, bạn phải gõ đúng địa chỉ người gửi. Thiếu @ hay quên ghi đuôi thì lỡ nhấn nhầm nút gửi hay send. Server email sẽ báo cho bạn ngay. Trước đây các server vẫn cho gửi đi rồi báo lỗi, sau này chặn luôn.
  2. CC là nơi bạn ghi mail của quản lý của bạn và quản lý của người gửi mail bên kia nếu có. BCC thường là gửi mà bạn muốn bảo mật danh sách gửi để không bị người khác cướp danh sách để đi spam. Đôi khi, cùng một nội dung bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn vẫn có thể dùng bcc. Tìm hiểu CC và BCC là gì nhé!
  3. Ghi tiêu đề hay còn gọi là Subject. Tìm hiểu Subject là gì nhé! Trong các web email hay nhắc nhở bạn ghi tiêu đề mail. Không có tiêu đề thì email nhìn thiếu chuyên nghiệp hoặc củ chuối. Bạn có muốn đọc mail của ai đó gửi bạn mà cái tiêu đề cũng không ghi nên hồn?
  4. Ghi nội dung nhớ nguyên tắc KISS (Keep It Short and Simple). Ghi đúng vấn đề, không kể lể dài dòng hay rào trước đón sau quá dài. Bây giờ người ta rất lười đọc, hãy liệt kê vấn đề ra từng dòng 1. Người trả lời email cứ theo từng dòng mà trả lời bằng màu chữ khác, rất nhanh và tiện.
  5. Nếu có chèn tập tin hay file vào mail. Mình khuyên các bạn nên chèn trước, vì khi viết mail xong nhiều người mệt quá sẽ quên mất chèn file vào mail. Lỗi này người ta châm chước được nhưng không nên bị phạm hoài.

Có thể bạn quan tâm: Inbox là gì – Gmail là gì – Email Marketing là gì – P/S là gì

Luôn nhớ 2 câu chốt đầu và cuối này dù cho viết bất kỳ email nào

  1. Chào với trường hợp chưa quen thân. Hi với những ai đang làm việc hoặc có quen từ trước. Bạn có thể dùng Dear như kiểu các email của nhân viên làm ở công ty nước ngoài.
  2. Trân trọng trong đa số email viết cho thương mại. Thân ái hay Thân chỉ nên dùng cho các mối quan hệ cá nhân. Còn nếu nội dung liên quan đến cứu xét hay nhờ hỗ trợ có thể kết thúc bằng Cám ơn, Thanks.

Hai nguyên tắc trên không khác gì kiểu giao tiếp đi thưa, về trình trong gia đình. Trừ khi đang trao đổi liên tục có thể bỏ qua nguyên tắc này. Nếu trao đổi đứt đoạn nên thêm vô, cũng chả mất thời gian gì đâu.

Hy vọng qua bài viết Cách viết một email cơ bản và chuyên nghiệp là gì? đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc. Hẹn gặp lại các bạn ở bài viết Influencer marketing là gì và thực hiện ra sao? nhé. Hãy theo dõi GGDIC để luôn có thông tin mới mẻ.

Đăng bình luận